Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren. EBZ.

Die aktuelle Ausgabe des Festzuschuss-Kompendiums "Schwere Kost für leichteres Arbeiten" (Stand 1. Juli 2022) richtet sich an Praxen, die an das lektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) angebunden sind und den Heil- und Kostenplan (HKP) online an die Krankenkasse versenden. Die Kapitel 3 (Behandlungsplanung) und 7 (Rechnungslegung) sind grundlegend überarbeitet. Hier finden Sie Ausfüllhinweise zum neuen eHKP ebenso wie Erläuterungen zu den neuen Patienteninformationen. Zusätzlich sind in Kapitel 9 (Berechnungsbeispiele) die geänderten Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz beschrieben und in den Beispielen umgesetzt.

Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Dieser Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen:

Für das EBZ werden Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates entstehen. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung bzgl. der Erstausstattung zur Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen. Wer die Module noch im Jahr 2022 bestellt und verwendet, kann an der Anschubfinanzierung zum EBZ teilnehmen. Über die konkrete Umsetzung wird derzeit noch verhandelt. Die Finanzierung der Erstausstattungskosten, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur entstehen, ist in den Anlagen 11 ff. zum BMV-Z geregelt Infos auf Seite Refinanzierung

• Prüfung, welche technischen Komponenten zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur noch ausstehen
• Bestellung und Installation der TI-Komponenten wie KIM, KIM-Adresse etc., sofern nicht schon vorhanden
• Testen von KIM: Senden Sie eine Nachricht an test@kzbv.kim.telematik
  Dabei handelt es sich um eine Adresse der Bundes-KZV: KZBV
• Bestellung der benötigten Antragsmodule bei Ihrem PVS-Hersteller
• Anschluss an das EBZ nach Rücksprache mit Ihrem PVS-Hersteller

Es ist vorgesehen, in monatlichen Stufen die Anzahl der ans EBZ anzubindenden Zahnarztpraxen bundesweit sukzessive zu erhöhen. Die PVS-Hersteller übernehmen die Organisation insoweit, als sie die Praxen, die EBZ-Module bei ihnen bestellen, nach und nach damit ausstatten werden.

Das organisierte Ausrollverfahren soll dazu beitragen, dass PVS-Hersteller den jeweiligen Zahnarztpraxen nach Bestellung der notwendigen EBZ-Module individuelle Betreuungs- und Schulungsmöglichkeiten anbieten können. Jeder Praxis soll es ermöglicht werden, die neuen Module und Abläufe mit dem erforderlichen Support in die Praxisabläufe integrieren zu können. Bis zum Jahresende kann jede Praxis dann im eigenen Tempo die Verfahrensweise ausprobieren.

Ab dem 1. Januar 2023 soll das EBZ-Verfahren für alle Zahnarztpraxen in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenk, Kieferorthopädie und Zahnersatz anzuwenden sein, verbunden mit einer einjährigen Einführungsphase.

Als Termin für den Start des Echtbetriebs ist der 1. Juli 2022 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt sollen alle Krankenkassen und alle PVS-Hersteller "EBZ-ready" sein; für die Zahnarztpraxen müssen die EBZ-Module KG/KB, KFO und ZE bestell- und installierbar sein. Das elektronische Verfahren beginnt mit den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Zahnersatz. Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen soll aufgrund der zum 1. Juli 2021 in Kraft getretenen neuen PAR-Richtlinie später folgen; bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung. Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2022 wird das EBZ-Verfahren mittels organisiertem Ausrollverfahren sukzessive in den Zahnarztpraxen etabliert.

Besonders im ersten Jahr der Umstellung können technische Probleme, z.B. bei der KIM-Erstinstallation oder verspätete Installation eines PVS-Updates, nicht völlig ausgeschlossen werden. Bei Störungen darf  deshalb in diesem Zeitraum auf das papiergebundene Verfahren (Versand des ausgedruckten elektronischen Antrags) zurückgegriffen werden.

Der Ablauf soll hier beispielhaft für den Bereich ZE dargestellt werden. Zunächst wird im PVS-System der Heil- und Kostenplan erstellt. Hierbei sind teilweise neue, genauere Befund- und Therapiekürzel zu verwenden.

Nach der Planerstellung wird eine sogenannte „Patienteninformation zum Zahnersatz“ vom PVS-System erzeugt. Diese beinhaltet in verständlicher Weise alle für den Patienten relevanten Informationen, insbesondere auch die Kostenplanung, welche der Patient unterschreiben muss.

Liegt das Einverständnis des Patienten vor, so wird der Plan im PVS-System elektronisch unterschrieben („signiert“). Hierfür soll im Regelfall der elektronische Zahnarztausweis (eHBA) verwendet werden, bei technischen Problemen kann auch auf den elektronischen Praxisausweis (SMC-B) zurückgegriffen werden.

Der signierte Plan wird dann direkt vom PVS-System auf elektronischem Weg verschlüsselt an die Krankenkasse des Patienten versandt. Hierfür wird auf den Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) zurückgegriffen.

Die Krankenkasse prüft den Plan und übermittelt das Ergebnis direkt elektronisch zurück an die Praxis. Die Erfahrung bislang zeigt, dass dies oftmals innerhalb von ein bis zwei Tagen passiert. Sobald die Genehmigung seitens der Krankenkasse vorliegt, kann mit der Therapie begonnen werden. Zudem sendet die Krankenkasse ein separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen an den Versicherten, welches dieser beispielsweise für seine Zusatzversicherung benötigt.

Ja, sämtliche Krankenkassen sind verpflichtet, seit dem 1. Juli 2022 Anträge via EBZ entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner:

Anlage 14c:
Elektronische Formulare (eFormulare) für die vertragszahnärztliche Versorgung

Anlage 14d:
Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen

Anlage 15: 
Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge nach den BEMA-Teilen 2 bis 5

Anlage 15b:
Anforderungen elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren für die BEMA-Teile 2 bis 5

Bereits seit Januar 2022 läuft die Pilotphase des Projekts in einzelnen Praxen. Die gewonnenen Erfahrungen sind vielversprechend. Die Kollegen berichten, dass die digitale Beantragung von Leistungen der Krankenkassen deutlich einfacher ist als das Papierverfahren. Ein großer Vorteil ist, dass die Beantragung per EBZ direkt durch den Zahnarzt bei der Krankenkasse erfolgt -  und nicht mehr über den Versicherten.

• Jeder digital gestellte Antrag ist ein echter Fall aus Ihrer Praxis, es ist kein zusätzlicher Papierantrag erforderlich.
• Das Tempo der Umstellung bestimmen Sie: Bis zum Jahresende 2022 sollten Sie einen Antrag wenn möglich nur noch digital verschicken. Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit, einen Antrag per Papier zu verschicken. Ab der bundesweiten Einführungsphase zum 1. Januar 2023 besteht diese Alternative nicht mehr.
• Sie können z.B. mit einfachen Standardanträgen beginnen und kompliziertere Behandlungsanträge erst dann digital erstellen, wenn Sie in der Anwendung geübter sind.
• HKP zum Zahnersatz: Mit dem digitalen HKP sind geänderte Kürzel verbunden. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von „bw“, „pkw“ und „t2w“ hauptsächlich Suprakonstruktionen. Letztere Kürzel sind jetzt strukturierter. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Einarbeiten.
• Kieferorthopädie: Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An deren Stelle finden Sie im digitalen Antrag Felder mit hinterlegten Auswahllisten (z. B. für Diagnose, Therapie, Geräte, siehe unten), in denen Sie den entsprechenden Punkt auswählen können. Ist das gewünschte Thema nicht vorhanden, können Sie Angaben wie bisher im Freitextfeld machen.

Support: Bei auftretenden Problemen setzen Sie sich mit Ihrem PVS-Hersteller in Verbindung. Dieser steht Ihnen nach Bestellung der EBZ-Module mit unterstützendem Schulungsmaterial zur Seite und vereinbart gemeinsam mit Ihnen den für Ihre Praxis passenden Termin zum Anschluss an das Verfahren. Zudem haben die Krankenkassen angekündigt, für Nachfragen zu übermittelten Datensätzen eine Telefonliste zur Verfügung zu stellen.

Das EBZ gilt nur für gesetzliche Krankenkassen. Das papiergebundene Verfahren bei den sonstigen Kostenträgern (bspw. Bundespolizei, Bundeswehr, Sozialämter) ändert sich nicht.

Stylesheets sind der Ausdruck der neuen elektronischen Pläne auf Papier.

Grundsätzlich immer dann, wenn aufgrund eines Technikausfalls die neuen Pläne nicht elektronisch an die Krankenkassen übermittelt werden können. In der Ausrollphase bis zum 31.12.2022 kann jedoch auch weiterhin auf die herkömmlichen Papier-HKPs zurückgegriffen werden. Wir empfehlen, im Fall von technischen Störungen einen herkömmlichen Papier-HKP zu erstellen und bis zum 31.12.2022 auf das Stylesheet-Verfahren zu verzichten.

Befund- und Therapiekürzel

Ergänzend können Sie hier Informationen zu den Änderungen bei den Befund- und Therapiekürzeln herunterladen.

Die folgenden Vordrucke sind in Ihrem Praxisverwaltungssystem hinterlegt, sie können folglich nicht bei uns bestellt werden.
Die hier verlinkten Dateien zeigen Ihnen, wie die Vordrucke aussehen:

Vordruck 3c: Patienteninformation Regelversorgung

Vordruck 3d: Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung

Vordruck 3e: Direktabrechnung Zahnersatz

Im Zuge der Einführung des EBZ steht das DPF-Update 3.1.5 auf der Website der Bundes-KZV zum Download bereit. Es enthält die neuen Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz, die ab dem 1. Juli 2022 bei allen Plänen zu verwenden sind. Das gilt auch für Antragstellung im Papierverfahren.

KFO-Auswahllisten

Sollten Sie unsicher sein, ob es sich beim Patienten um einen Härtefall handelt, so wählen Sie bitte im Bemerkungsfeld die Option „08 – Versicherter wünscht Rücksprache“ aus. Dann wird die Krankenkasse den Versicherten entsprechend zur Abklärung kontaktieren.

Bei der Planung ist der voraussichtliche Festzuschuss anzugeben. Dieser wird im Verlauf des Genehmigungsverfahrens ggf. von der Krankenkasse angepasst. Im Zweifel empfehlen wir, den minimalen Festzuschuss in Höhe von 60 Prozent anzugeben.

Sie tragen die Bonushöhe auf Grundlage des vorgelegten Bonusheftes bzw. der Informationen Ihrer Praxisverwaltungssoftware ein (60, 70 oder 75 %).
Sie können seitens der Krankenkassen im Nachhinein nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn die Krankenkasse bei der Prüfung des Antrags eine andere Höhe der Festzuschüsse feststellt.

Ihre Praxissoftware bietet Ihnen fest vorgegebene Optionen für das Feld Bemerkungen (bspw. „Versicherter wünscht Rücksprache“) mit ihren jeweiligen Schlüsselnummern zur möglichen Auswahl an. Das Feld „Zusätzliche Erläuterungen“ ist nur auszufüllen, wenn Hinweise zur Planung nicht aus der Schlüsselnummer hervorgehen (beispielsweise: Doppelanlage, ggf. mit Zahnangabe als zusätzliche Erläuterung, Verblockung, Art der Verblendung).

Bei Vordruck 3c (Patienteninformation Regelversorgung) fehlt derzeit das Feld für die Praxisadresse und die Unterschrift. Wir empfehlen, den Vordruck 3c auf jeden Fall zu unterschreiben für die Rechtsgültigkeit. Demnächst sollen die erforderlichen Aktualisierungen in der Praxissoftware erfolgen.

Bitte den KIM-Verzeichnisdienst in Ihrer Praxisverwaltungssoftware aktualisieren.

Das Gutachterverfahren bleibt vorläufig analog.

Eine Einsendung des Bonushefts ist nicht mehr notwendig.