Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren. EBZ.

Seit 1. Januar 2023 verpflichtend.

Mit der elektronischen Übermittlung der Leistungsanträge aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) an die Krankenkassen wird das herkömmliche Papierverfahren abgelöst.

Finanzierung für neue Praxen

Für Praxen, die im Jahr 2023 neu in die zahnärztliche Versorgung eintreten oder eingetreten sind, wird es die Möglichkeit einer pauschalierten Teilfinanzierung der EBZ-Module geben. Die Details hierzu werden momentan noch auf Bundesebene ausgehandelt. Sobald diese feststehen, werden wir Sie an dieser Stelle informieren.

eHKP: neue Kürzel & FEZ Kompendium

Wie wird der eHKP ausgefüllt?

Bitte tragen Sie die neuen Kürzel ein: Unter Infos & Materialien finden Sie Hinweise zum Ausfüllen. Ausführliche Beispiele zum neuen eHKP enthält das aktualisierte Festzuschuss-Kompendium der Bundes-KZV - siehe Aufklapper. Sollten Sie keine Antwort auf Ihre Frage finden, dann teilen Sie uns diese bitte mit über das Kontaktformular der Praxisberatung.

Das Kompendium der Bundes-KZV wurde aktualisiert bzgl. des EBZ:

Die aktuelle Ausgabe des Festzuschuss-Kompendiums "Schwere Kost für leichteres Arbeiten" (Stand 1. Juli 2022) richtet sich an Praxen, die an das lektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) angebunden sind und den Heil- und Kostenplan (HKP) online an die Krankenkasse versenden. Die Kapitel 3 (Behandlungsplanung) und 7 (Rechnungslegung) sind grundlegend überarbeitet. Hier finden Sie Ausfüllhinweise zum neuen eHKP ebenso wie Erläuterungen zu den neuen Patienteninformationen. Zusätzlich sind in Kapitel 9 (Berechnungsbeispiele) die geänderten Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz beschrieben und in den Beispielen umgesetzt.

Technik & Test:

Für die Teilnahme am EBZ ist ein entsprechendes Update Ihres PVS sowie KIM erforderlich. Sie können KIM testen mit einer Mail an die Bundes-KZV.

FAQ zur technischen Ausstattung finden Sie sowohl im folgenden Text als auch zum Abspeichern im PDF der Bundes-KZV

Was benötigen Sie an technischer Ausstattung?

Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Dieser Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen:

TechnikAnmerkung
KIM-Clientmodul/KIM-AdresseKIM ist ein sicherer und verschlüsselter E-Mail-ähnlicher Dienst, der fast unbemerkt im Hintergrund läuft und für den Versand von Anträgen aus der Praxis zur Kasse und umgekehrt für den Versand der Genehmigung zur Praxis als "Transportmittel" fungiert.
Das KIM-Client-Modul sorgt dafür, dass Anträge aus Ihrem PVS versendet bzw. genehmigte Anträge wieder im PVS verarbeitet werden können.
Die KIM-Adresse gleicht einer E-Mail-Adresse und kann individuell (z. B. praxisname@kim.telematik) ausgewählt werden.
Sie erhalten sie von Ihrem KIM-Anbieter. Die für das EBZ genutzte KIM-Adresse sollte für eine einfachere Verwendung mit Ihrer SMC-B-Karte verknüpft sein.
Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Webseite der gematik: Zulassungs-& Bestätigungsübersichten
Wichtig: Wartezeiten bis zur Auslieferung!
Sofern Sie KIM noch nicht bestellt haben, empfehlen wir Ihnen, dies schnellstmöglich nachzuholen.
EBZ-Module/Updates des
PVS-Herstellers
Die PVS-Hersteller bieten für jeden Leistungsbereich ein spezielles Modul bzw. Update für das elektronische Antrags-
und Genehmigungsverfahren an. Die Module bzw. Updates werden nicht automatisch geliefert, sondern müssen bestellt werden!
eHealth-Konnektor (ab
Konnektorversion PTV3 oder
höher)
Ältere Konnektoren benötigen ein Update zur Unterstützung von KIM und anderen TI-Funktionen. Bitte fragen Sie ggf. beim Lieferanten des Konnektors nach.
Stationäres eHealth-KartenterminalIst bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden.
Elektronischer Zahnarztausweis
(eZahnarztausweis)
Der eZahnarztausweis ist der elektronische Heilberufsausweis (HBA) für Zahnärzte. Er wird u. a. für die Signierung der elektronischen Anträge benötigt. Sofern noch nicht vorliegend, erhalten Sie ihn bei Ihrer Zahnärztekammer.
Elektronischer Praxisausweis
(SMC-B)
Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. Mit ihm dürfen Sie aber nur in Ausnahmefällen, wenn der eZahnarztausweis nicht funktionieren sollte, die Anträge signieren.

 

Wer bezahlt die technische Ausstattung?

Für das EBZ entstehen Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung bzgl. der Erstausstattung zur Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen.
Die Finanzierung der Erstausstattungskosten, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur entstehen, ist in den Anlagen 11 ff. zum BMV-Z geregelt (Infos dazu auf unserer Seite Refinanzierung )

Check & Mail-Test: Technische und organisatorische Schritte
  • Prüfung, welche technischen Komponenten zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur noch ausstehen
  • Bestellung und Installation der TI-Komponenten wie KIM, KIM-Adresse etc., sofern nicht schon vorhanden
  • Testen von KIM: Senden Sie eine Nachricht an test@kzbv.kim.telematik
    Dabei handelt es sich um eine Adresse der Bundes-KZV: KZBV
  • Bestellung der benötigten Antragsmodule bei Ihrem PVS-Hersteller
  • Anschluss an das EBZ nach Rücksprache mit Ihrem PVS-Hersteller

Seit 1.1.2023 Pflicht

Die Telematikinfrastruktur war für die Zahnärzte bislang vor allem mit viel Aufwand und Ärger ohne erkennbaren Nutzen verbunden. Nun könnte sich das ändern.

Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Behandlungen in den Bereichen Kieferbruch (nur anzeigepflichtig), Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, ParodontalerkrankungenHinweis und Zahnersatz wird das herkömmliche Papierverfahren abgelöst. Künftig sind für diese Leistungsbereiche alle Anträge und offiziellen, verfahrensimmanenten Mitteilungen der Praxen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Kassen werden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege an die Praxen senden.

Hinweis: Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen soll aufgrund der zum 1. Juli 2021 in Kraft getretenen neuen PAR-Richtlinie später folgen; bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung.

Ab dem 1. Januar 2023 beginnt die einjährige Einführungsphase.

Weitere Informationen zum EBZ können Sie auf der Website der Bundes-KZV abrufen.

Was heißt Organisiertes Ausrollverfahren?

Es ist vorgesehen, in monatlichen Stufen die Anzahl der ans EBZ anzubindenden Zahnarztpraxen bundesweit sukzessive zu erhöhen. Die PVS-Hersteller übernehmen die Organisation insoweit, als sie die Praxen, die EBZ-Module bei ihnen bestellen, nach und nach damit ausstatten werden.

Das organisierte Ausrollverfahren soll dazu beitragen, dass PVS-Hersteller den jeweiligen Zahnarztpraxen nach Bestellung der notwendigen EBZ-Module individuelle Betreuungs- und Schulungsmöglichkeiten anbieten können. Jeder Praxis soll es ermöglicht werden, die neuen Module und Abläufe mit dem erforderlichen Support in die Praxisabläufe integrieren zu können. Bis zum Jahresende kann jede Praxis dann im eigenen Tempo die Verfahrensweise ausprobieren.

Ab dem 1. Januar 2023 soll das EBZ-Verfahren für alle Zahnarztpraxen in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenk, Kieferorthopädie und Zahnersatz anzuwenden sein, verbunden mit einer einjährigen Einführungsphase.

Start des EBZ im Ausrollverfahren seit 1. Juli 2022:

Als Termin für den Start des Echtbetriebs ist der 1. Juli 2022 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt sollen alle Krankenkassen und alle PVS-Hersteller "EBZ-ready" sein; für die Zahnarztpraxen müssen die EBZ-Module KG/KB, KFO und ZE bestell- und installierbar sein. Das elektronische Verfahren beginnt mit den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Zahnersatz. Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen soll aufgrund der zum 1. Juli 2021 in Kraft getretenen neuen PAR-Richtlinie später folgen; bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung. Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2022 wird das EBZ-Verfahren mittels organisiertem Ausrollverfahren sukzessive in den Zahnarztpraxen etabliert.

Einführungsphase ab dem 1. Januar 2023:

Besonders im ersten Jahr der Umstellung können technische Probleme, z.B. bei der KIM-Erstinstallation oder verspätete Installation eines PVS-Updates, nicht völlig ausgeschlossen werden. Bei Störungen darf  deshalb in diesem Zeitraum auf das papiergebundene Verfahren (Versand des ausgedruckten elektronischen Antrags) zurückgegriffen werden.

FAQ Teilnahme: Infos & Materialien

Vorteile der frühzeitigen Teilnahme am EBZ seit dem 1. Juli

Bereits seit Januar 2022 läuft die Pilotphase des Projekts in einzelnen Praxen. Die gewonnenen Erfahrungen sind vielversprechend. Die Kollegen berichten, dass die digitale Beantragung von Leistungen der Krankenkassen deutlich einfacher ist als das Papierverfahren. Ein großer Vorteil ist, dass die Beantragung per EBZ direkt durch den Zahnarzt bei der Krankenkasse erfolgt -  und nicht mehr über den Versicherten.

  • Jeder digital gestellte Antrag ist ein echter Fall aus Ihrer Praxis, es ist kein zusätzlicher Papierantrag erforderlich.
  • Das Tempo der Umstellung bestimmen Sie: Bis zum Jahresende 2022 sollten Sie einen Antrag wenn möglich nur noch digital verschicken. Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit, einen Antrag per Papier zu verschicken. Ab der bundesweiten Einführungsphase zum 1. Januar 2023 besteht diese Alternative nicht mehr.
  • Sie können z.B. mit einfachen Standardanträgen beginnen und kompliziertere Behandlungsanträge erst dann digital erstellen, wenn Sie in der Anwendung geübter sind.
  • HKP zum Zahnersatz: Mit dem digitalen HKP sind geänderte Kürzel verbunden. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von „bw“, „pkw“ und „t2w“ hauptsächlich Suprakonstruktionen. Letztere Kürzel sind jetzt strukturierter. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Einarbeiten.
  • Kieferorthopädie: Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An deren Stelle finden Sie im digitalen Antrag Felder mit hinterlegten Auswahllisten (z. B. für Diagnose, Therapie, Geräte, siehe unten), in denen Sie den entsprechenden Punkt auswählen können. Ist das gewünschte Thema nicht vorhanden, können Sie Angaben wie bisher im Freitextfeld machen.


Support: Bei auftretenden Problemen setzen Sie sich mit Ihrem PVS-Hersteller in Verbindung. Dieser steht Ihnen nach Bestellung der EBZ-Module mit unterstützendem Schulungsmaterial zur Seite und vereinbart gemeinsam mit Ihnen den für Ihre Praxis passenden Termin zum Anschluss an das Verfahren. Zudem haben die Krankenkassen angekündigt, für Nachfragen zu übermittelten Datensätzen eine Telefonliste zur Verfügung zu stellen.

Wie ist der genaue Ablauf im EBZ?

Der Ablauf soll hier beispielhaft für den Bereich ZE dargestellt werden. Zunächst wird im PVS-System der Heil- und Kostenplan erstellt. Hierbei sind teilweise neue, genauere Befund- und Therapiekürzel zu verwenden.

Nach der Planerstellung wird eine sogenannte „Patienteninformation zum Zahnersatz“ vom PVS-System erzeugt. Diese beinhaltet in verständlicher Weise alle für den Patienten relevanten Informationen, insbesondere auch die Kostenplanung, welche der Patient unterschreiben muss.

Liegt das Einverständnis des Patienten vor, so wird der Plan im PVS-System elektronisch unterschrieben („signiert“). Hierfür soll im Regelfall der elektronische Zahnarztausweis (eHBA) verwendet werden, bei technischen Problemen kann auch auf den elektronischen Praxisausweis (SMC-B) zurückgegriffen werden.

Der signierte Plan wird dann direkt vom PVS-System auf elektronischem Weg verschlüsselt an die Krankenkasse des Patienten versandt. Hierfür wird auf den Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) zurückgegriffen.

Die Krankenkasse prüft den Plan und übermittelt das Ergebnis direkt elektronisch zurück an die Praxis. Die Erfahrung bislang zeigt, dass dies oftmals innerhalb von ein bis zwei Tagen passiert. Sobald die Genehmigung seitens der Krankenkasse vorliegt, kann mit der Therapie begonnen werden. Zudem sendet die Krankenkasse ein separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen an den Versicherten, welches dieser beispielsweise für seine Zusatzversicherung benötigt.

Müssen Krankenkassen Anträge via EBZ entgegennehmen?

Ja, sämtliche Krankenkassen sind verpflichtet, seit dem 1. Juli 2022 Anträge via EBZ entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Für wen ist die Teilnahme am EBZ Pflicht?

Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner:

Anlage 14c:
Elektronische Formulare (eFormulare) für die vertragszahnärztliche Versorgung

Anlage 14d:
Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen

Anlage 15: 
Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge nach den BEMA-Teilen 2 bis 5

Anlage 15b:
Anforderungen elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren für die BEMA-Teile 2 bis 5

Was ist zu tun bei Praxisaufgabe vor Mitte 2023?

Eine Ausnahme gilt für Praxen, die bis spätestens Mitte 2023 ihren Betrieb einstellen: Zahnarztpraxen, deren Aufgabe bis zum 30.06.2023 erfolgt, müssen nicht am EBZ teilnehmen und können bis zur Praxisaufgabe noch die bisherigen Papieranträge verwenden. Sie können auf die entsprechenden Vordrucke der Anlage 14a zum BMV-Z zurückgreifen.

Was ist für neue Praxen zu beachten, die ab 2023 anfangen?

Praxen, die erst ab dem 1.1.2023 neu in die Versorgung eintreten, gelten als sog. Nachzüglerpraxen. Für diese wird es voraussichtlich ab Anfang 2023 ein eigenes Meldeverfahren für die Mitfinanzierung der benötigten EBZ-Module geben.

Wofür muss das papiergebundene Verfahren weiterhin verwendet werden?

Das EBZ gilt nur für gesetzliche Krankenkassen. Das papiergebundene Verfahren bei den sonstigen Kostenträgern (bspw. Bundespolizei, Bundeswehr, Sozialämter) ändert sich nicht.

Streikt die Technik ab Januar 2023 verwenden Sie Stylesheets:

Sollte die Technik streiken sind die sogenannten Stylesheets zu verwenden. Hierbei wird der EBZ-Antrag vom PVS-System auf normales A4-Blankopapier (keine Vordrucke) ausgedruckt und dann postalisch an die Krankenkassen versandt. Eine nachträgliche elektronische Einreichung ist nicht notwendig. Tatsächlich sollte jeder Antrag nur auf einem Weg (entweder elektronisch via KIM oder postalisch als Stylesheet) an die Krankenkasse versendet werden.
Auszug aus der 37. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z: „ab dem 01.01.2023 kann der Vertragszahnarzt in begründeten Fällen, insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen, länger andauernden technischen Störungen, die nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktages behoben sind, in einer Einführungsphase von zwölf Monaten einen mittels Stylesheet nach Anlage 14c zum BMV-Z erzeugten papiergebundenen, unterschriebenen Ausdruck des Behandlungsplanes an die Krankenkasse versenden.“

Was sind Stylesheets?

Stylesheets sind der Ausdruck der neuen elektronischen Pläne auf Papier.

ZE: Liste zulässiger Befund- und Therapiekürzel (HKP)

Befund- und Therapiekürzel

Ergänzend können Sie hier Informationen zu den Änderungen bei den Befund- und Therapiekürzeln herunterladen.

ZE: Neue Vordrucke bei der Anwendung der EBZ

Die folgenden Vordrucke sind in Ihrem Praxisverwaltungssystem hinterlegt, sie können folglich nicht bei uns bestellt werden.
Die hier verlinkten Dateien zeigen Ihnen, wie die Vordrucke aussehen:

Vordruck 3c: Patienteninformation Regelversorgung

Vordruck 3d: Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung

Vordruck 3e: Direktabrechnung Zahnersatz

Digitale Planungshilfe zum Festzuschusssystem (DPF)

Im Zuge der Einführung des EBZ steht das DPF-Update 3.1.5 auf der Website der Bundes-KZV zum Download bereit. Es enthält die neuen Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz, die ab dem 1. Juli 2022 bei allen Plänen zu verwenden sind. Das gilt auch für Antragstellung im Papierverfahren.

KFO: Übersicht der in den Datenfeldern hinterlegten Auswahllisten
Ist der Patient ein Härtefall?

Für elektronisch gestellte Heil- und Kostenpläne zum Zahnersatz haben die Bundesmantelvertragspartner vereinbart, dass der Vertragszahnarzt der Krankenkasse Hinweise auf einen möglichen Härtefall mitteilt. Das Feld „Härtefall“ ist zu kennzeichnen, wenn nach Einschätzung des Vertragszahnarztes ein Härtefall vorliegt. Die Prüfung der Ansprüche des Versicherten obliegt jedoch der Krankenkasse.

Was ist bei der Angabe des voraussichtlichen Festzuschusses zu beachten?

Bei der Planung ist der voraussichtliche Festzuschuss anzugeben. Dieser wird im Verlauf des Genehmigungsverfahrens ggf. von der Krankenkasse angepasst. Im Zweifel empfehlen wir, den minimalen Festzuschuss in Höhe von 60 Prozent anzugeben.

Was passiert, wenn die voraussichtliche Zuschusshöhe unzutreffend ist?

Sie tragen die Bonushöhe auf Grundlage des vorgelegten Bonusheftes bzw. der Informationen Ihrer Praxisverwaltungssoftware ein (60, 70 oder 75 %).
Sie können seitens der Krankenkassen im Nachhinein nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn die Krankenkasse bei der Prüfung des Antrags eine andere Höhe der Festzuschüsse feststellt.

ZE: was ist in den Feldern „Bemerkungen“ und „zusätzliche Erläuterungen“ zu beachten?

Ihre Praxissoftware bietet Ihnen fest vorgegebene Optionen für das Feld Bemerkungen (bspw. „Versicherter wünscht Rücksprache“) mit ihren jeweiligen Schlüsselnummern zur möglichen Auswahl an. Das Feld „Zusätzliche Erläuterungen“ ist nur auszufüllen, wenn Hinweise zur Planung nicht aus der Schlüsselnummer hervorgehen (beispielsweise: Doppelanlage, ggf. mit Zahnangabe als zusätzliche Erläuterung, Verblockung, Art der Verblendung).

Wichtiger Hinweis zu den benötigten Unterschriften auf der Patienteninformation zum Zahnersatz (HKP)

Bei Vordruck 3c (Patienteninformation Regelversorgung) fehlt derzeit das Feld für die Praxisadresse und die Unterschrift. Wir empfehlen, den Vordruck 3c auf jeden Fall zu unterschreiben für die Rechtsgültigkeit. Demnächst sollen die erforderlichen Aktualisierungen in der Praxissoftware erfolgen.

Was ist zu tun, wenn man die KIM-Adresse der Krankenkasse im Verzeichnis nicht findet?

Bitte den KIM-Verzeichnisdienst in Ihrer Praxisverwaltungssoftware aktualisieren.

Wird das Gutachterverfahren digital?

Das Gutachterverfahren bleibt vorläufig analog.

Muss das Bonusheft eingesendet werden?

Eine Einsendung des Bonushefts ist nicht mehr notwendig.

Wir informieren Sie: