ePA. Elektronische Patientenakte.

Fragen und Antworten zur Einführung der ePA.

Laut Vorgabe müssen Ärzte und Zahnärzte bis zum 30. Juni 2021 vorbereitet sein. 
Ab dem 1. Januar 2022 soll das Bonusheft in elektronischer Form verfügbar werden.

Nachweispflicht: Vorhalten der elektronischen Patientenakte

Die Ausgabe der elektronischen Heilberufsausweise (eHBA) geht voran und mittlerweile haben alle drei Konnektorhersteller die notwendige Zulassung für die elektronische Patientenakte (ePA) erhalten. Dennoch ist es möglich, dass einzelne Praxen unverschuldet nicht fristgemäß über die erforderlichen Komponenten und Dienste verfügen. Sie benötigen für die Durchführung der ePA folgende Komponenten: ePA-Konnektor (PTV4), ePA-Modul in der Praxisverwaltungssoftware und der eHBA. In der Übergangsphase (im 3. Quartal 2021) genügt es, wenn der Vertragszahnarzt die erforderlichen Komponenten vor dem 1. Juli 2021 verbindlich bestellt hat. Bitte bewahren Sie diese Bestellbestätigung (ggf. auch das Installationsdatum) sehr gut auf. Es ist derzeit nicht notwendig diese an die KZVB zu übersenden. Sollten wir bis zum 30. September 2021 anhand der bei uns hinterlegten Daten feststellen, dass Sie die ePA-Komponenten nicht besitzen, wenden wir uns schriftlich an Ihre Praxis.

ePA FAQ - Fragen und Antworten

Elektronische Patientenakte - Funktionalität und gesetzliche Vorgaben

ePA steht für die patientengeführte elektronische Patientenakte.

Gemäß gesetzlicher Vorgabe kann seit dem 1. Januar 2021 die elektronische Patientenakte (ePA) wichtige Diagnose- und Behandlungsdaten fach- und sektorenübergreifend für Behandler verfügbar machen. Auch hierbei handelt es sich um eine für die gesetzlich Versicherten freiwillige Anwendung. Hat einer Ihrer Patienten eine ePA, so kann er Ihnen mittels einer Smartphone-App oder ad-hoc am Kartenterminal Ihrer Praxis die Berechtigung erteilen, die Dokumente in seiner ePA einzusehen sowie geeignete Dokumente dort einzustellen. Die Dokumente in der ePA stehen somit sowohl den Patienten, als auch den von ihnen ausgewählten zahnärztlichen oder ärztlichen Praxen, Apotheken oder Krankenhäusern zur Verfügung. Dies erleichtert einerseits den Austausch von Dokumenten zwischen Ihnen und Patienten. Andererseits führt es zu einem ungerichteten interprofessionellen Austausch aller, die an der Behandlung beteiligt sind - sofern die Patienten dies gestatten.

Umgang mit der ePA-Sanktionierung nach § 341 Abs. 6 Satz 2 SGB V

Bis zum 30. Juni 2021 müssen die Zahnarztpraxen, so will es der Gesetzgeber, ihrer jeweils zuständigen KZV nachweisen, die elektronische Patientenakte (ePA) im Wirkbetrieb vorzuhalten; andernfalls soll ihr Honorar so lange um 1 Prozent gekürzt werden, bis ein entsprechender Nachweis erbracht wurde.

Die KZBV hat dem Gesetzgeber und der gematik gegenüber immer wieder angemahnt: Die dazu nötigen Komponenten stehen größtenteils nicht rechtzeitig zur Verfügung, sodass die überwältigende Mehrheit der Praxen objektiv nicht zur Einhaltung der Frist imstande sein wird. 

Auf explizite Nachfrage von Dr. Wolfgang Eßer hat Bundesgesundheitsminister Jens Spahn im Rahmen der 10. Vertreterversammlung der KZBV am 30. Juni 2021 bekräftigt, dass die Sanktionen ausgesetzt werden könnten "wo objektiv eine Umsetzung nicht geleistet werden kann". Dies wurde in einem Schreiben des Bundesgesundheitsministeriums an die KZBV bestätigt, aus dem hervorgeht, dass es nach der Einschätzung des BMG in den Fällen, in denen Praxen unverschuldet nicht fristgemäß über die erforderlichen Komponenten verfügen konnten, in der Übergangszeit des 3. Quartals 2021 genügt, wenn die erforderlichen Komponenten vor dem 1. Juli 2021 verbindlich bestellt wurden. Es liegt jedoch noch keine abschließende Einschätzung darüber vor, in wie weit diese Auffassung von allen zuständigen Aufsichtsbehörden geteilt wird.

Was brauche ich an technischer Ausstattung, um eine elektronische Patientenakte sehen und befüllen zu können?

Um die elektronische Patientenakte befüllen zu können, benötigen Sie einen Zugang zur Telematikinfrastruktur, ermöglicht durch einen Praxisausweis, ein eHealth-Kartenterminal, einen ePA-Konnektor (Produkttypversion 4), einen VPN-Zugangsdienstanbieter sowie dann Ihren elektronischen Heilberufsausweis (HBA), wenn Sie bestimmte Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben müssen. Darüber hinaus ist ein Update des Praxisverwaltungssystems erforderlich.

Bin ich als Zahnarzt verpflichtet, eine elektronische Patientenakte zu befüllen, wenn mein Patient das wünscht?

Damit die elektronische Patientenakte auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Sie als Zahnarzt die Daten in der ePA bei Änderungen des Gesundheitsstands oder des Behandlungsverlaufs aktualisieren. Dementsprechend müssen Sie als Zahnarzt die Daten auf Wunsch des Patienten hin aktualisieren. Bei Änderungen des Notfalldatensatzes oder des elektronischen Medikationsplans, die auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert werden, ist darauf zu achten, dass auch diese Dokumente in der ePA aktualisiert werden.

Welche Angaben, Daten und Dokumente finde ich in der ePA, welche nicht?

Es gibt viele medizinisch relevanten Inhalte, mit denen die elektronische Patientenakte befüllt werden kann. Beispiele sind ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Zahnärzte sowie andere an der Behandlung beteiligte Berufsgruppen (z. B. in einer Apotheke oder einem Krankenhaus) können in der ePA alle Dokumente speichern, die für die Behandlung relevant sind, sofern der Patient dies wünscht.

Ersetzt die elektronische Patientenakte meine Dokumentenverwaltung in der Zahnarztpraxis? Kann ich Dokumente in der ePA löschen?

Die Primärdokumentation für Sie als Zahnarzt ist und bleibt Ihre Dokumentation in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Die ePA ist eine Sekundärdokumentation, mit der Sie medizinisch relevante Dokumente finden können, die in anderen medizinischen Einrichtungen erstellt wurden. Wenn Sie die Informationen aus einem Dokument in der ePA in Ihre Anamnese einfließen lassen, können Sie sich dieses Dokument herunterladen und als Kopie lokal speichern. Umgekehrt können Sie medizinisch relevante Dokumente als Kopie in die elektronische Patientenakte hochladen. Zudem entscheidet der Patient, welche Dokumente in ihre ePA aufgenommen werden und welche nicht. Wird ein Dokument in der ePA gelöscht, dann wird es nur dort gelöscht, und Ihr lokales Original oder Ihre lokale Kopie bleiben erhalten. Im Übrigen können Sie nach Rücksprache mit Ihrem Patienten ein Dokument aus der ePA löschen. Das kann z. B. der Fall sein, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Gibt es eine Vergütung für die Beteiligung an der ePA?

Für die Übermittlung von medizinischen Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung in die elektronische Patientenakte erhalten die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer sowie Krankenhäuser ab dem 1. Januar 2021 über einen Zeitraum von zwölf Monaten eine einmalige Vergütung je Erstbefüllung in Höhe von 10,00 Euro pro Versicherter bzw. Versichertem, gemäß § 346 SGB V. Über die Änderungen im BEMA bzw. der GOZ informiert Sie die KZVB.

Meine Patienten haben kein Smartphone bzw. nutzen keine App, bin ich in diesem Fall verpflichtet, ihre Patientenakte stellvertretend zu verwalten?

Auch Versicherte ohne Smartphone können eine ePA nutzen und sollten sich dafür an ihre Krankenkasse wenden. Patienten können Sie als Zahnarzt direkt in Ihrer Praxis berechtigen, ihre ePA zu lesen und zu befüllen. Notwendig hierfür sind die elektronische Gesundheitskarte und eine persönliche PIN von der Krankenkasse. Danach können Sie das gewünschte Dokument hochladen, wodurch in einer anderen Praxis auf Wunsch des Patienten ebenfalls auf diese Dokumente zugegriffen werden kann. Zahnärzte müssen die ePA nur mit Daten aus dem konkreten aktuellen Behandlungskontext befüllen.

Gibt es die ePA auch für Kinder?

Ja, jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte. Bis zum 16. Lebensjahr eines Kindes wird die ePA von einem sorgeberechtigten Vertreter verwaltet.

Wo, wie und durch wen wird mein Praxisteam für den Umgang mit der ePA geschult?

Für Schulungen zum Umgang mit den ePA-Funktionen in Ihrem Praxisverwaltungssystem wenden Sie sich bitte an den Hersteller. Dieser sollte Ihnen und Ihrem Personal entsprechende Informationsangebote zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können Sie sich zur elektronischen Patientenakte und zu anderen Themen rund um die Digitalisierung Ihrer Praxis und Ihres Praxisalltags durch CME-Kurse fortbilden.

Wo bekomme ich technische Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert?

Ihre erste Anlaufstelle zu technischen Problemen mit der elektronischen Patientenakte ist Ihr IT-Dienstleister.

Wo finden Zahnärzte Informationen zum Thema?

Informationen zur ePA erhalten Sie bei Ihrer Kassenzahnärztlichen Vereinigung sowie auf den Informationsseiten der gematik unter https://gematik.de/epa/gesundheitsfachpersonal.

Wo finden meine Patienten Informationen zur ePA? Wie informiere ich meine Patienten über die Einführung der ePA?

Informationen zur ePA erhalten Patienten bei ihrer Krankenkasse sowie auf den Informationsseiten der gematik unter http://gematik.de/epa/patienten

Für detaillierte Fragen können Sie Ihre Patienten an die jeweilige Krankenkasse verweisen.

Wie erhält mein Patient seine ePA?

Jeder Versicherte erhält automatisch von seiner gesetzlichen Krankenkasse Informationen zur Einrichtung der ePA. Die Krankenkasse legt nur auf Wunsch des Versicherten eine ePA an. Zusätzlich bieten Krankenkassen ihren Versicherte eine ePA-App zum Download an, über die Versicherte ihre ePA mit einem Smartphone oder Tablet eigenständig nutzen können.

Wer ist für Vertragszahnärzte in Bayern Ansprechpartner bei Fragen zur elektronischen Patientenakte?

Ihr erster Ansprechpartner zu Fragen rund um die elektronische Patientenakte ist die KZVB.

Infomaterial der Bundes-KZV:

https://www.kzbv.de/epa

Viele der oben aufgeführten Antworten auf häufige Fragen zur ePA haben wir mit freundlicher Genehmigung der Bundes-KZV deren Flyer Testphase der elektronischen Patientenakte (ePA) entnommen.