Aufzeichnungspflicht. Bei Bareinnahmen.
Wenn Sie Barumsätze verbuchen, müssen Sie aus steuerlichen Gründen bestimmte Aufzeichnungen führen.
Was ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Seit dem 1. Januar 2020 besteht die gesetzliche Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind.
§146a Absatz 1 Satz 1 AO i.V.m. §1 Satz 1 KassenSichV)
Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul (eingebaut oder auf USB-Stick), einem Speichermedium (eingebaute Festplatte, Cloud etc.) und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (genormte Software zum Auslesen) bestehen.
Genügt Ihre Software den steuerrechtlichen Anforderungen?
„Leider vertreten manche Softwarehersteller den Standpunkt, dass es sich bei der von ihnen angebotenen Software nicht um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a AO i.V.m. §1 Satz1 KassenSichV handelt – mit den unterschiedlichsten, teils haarsträubenden Erklärungen. Häufig wird hier argumentiert, dass es sich ja nicht um eine „Registrierkasse“ handele – was für die gesetzliche Vorgabe zur Sicherung des Systems mit einer TSE jedoch nicht ausschlaggebend ist“, kritisiert Steuerberater Dr. Ralf Erich Schauer.
Einige Softwarehersteller bieten Ärzten und Zahnärzten mittlerweile an, die Software entsprechend nachzurüsten. Die Preise dafür liegen zwischen 400 und 800 Euro. Alternativ werden auch Abo-Modelle angeboten. Ob eine Software den steuerrechtlichen Anforderungen genügt, kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Im Zweifel sollten sich Zahnärzte hierzu bei ihrem PVS-Hersteller und/oder Steuerberater informieren
Umstellung auf Kartenzahlung steuerrechtlich sicher
Sascha Tehrani von der Stabsstelle Steuern der KZVB rät den Zahnärzten, überhaupt keine Barzahlungen in der Praxis zu akzeptieren. Bei Sofortzahlern empfiehlt er die Umstellung auf Kartenzahlung. So sei man steuerrechtlich auf der sicheren Seite.
Sollte das nicht möglich sein, sollten die Zahnärzte selbst aktiv werden. Verbindlich zu klären ist, ob die Praxissoftware über eine elektronische Erfassungsmöglichkeit für Bareinnahmen verfügt und mit einer TSE ausgerüstet ist. Hierbei ist es unerheblich, ob die Baraufzeichnungen in der Software bewusst geführt werden oder nicht, alleine die Möglichkeit dazu reicht aus. Eine etwaige zusätzliche papierhafte Erfassung ist in diesem Falle zweitrangig. Manche Softwareanbieter bieten zwar keine Nachrüstung der Praxissoftware mit einer TSE an, ermöglichen es aber, das Modul zur Erfassung der Bareinnahmen in der Software deaktivieren zu lassen. Ist das entsprechende Modul in der Software deaktiviert, ist eine TSE nicht erforderlich. Bareinnahmen können dann mittels Kassenbuch online, Papierkassenbuch oder Baraufzeichnungen erfasst werden. Zu Dokumentationszwecken empfiehlt Tehrani, die Kommunikation mit dem Softwarehersteller schriftlich zu führen und die Ergebnisse zu archivieren.
Unser Appell: Handeln Sie jetzt, da dieses Thema zunehmend in den Fokus der Finanzämter rückt. Verstöße gegen die gesetzlichen Verpflichtungen können als Steuergefährdung sanktioniert werden. Bei solchen Ordnungswidrigkeiten ist eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro möglich. Diese greifen, wenn ein technisches System eingesetzt wird, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht und/oder eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in elektronischen Aufzeichnungssystemen fehlt oder nicht richtig verwendet wird. Die sonstigen (steuerstrafrechtlichen) Sanktionierungsmöglichkeiten bleiben bestehen.
Sie haben weitere Fragen zum Umgang mit Barzahlungen?
Dafür steht Sascha Tehrani von der Stabsstelle Steuern der KZVB per E-Mail zur Verfügung: s.tehrani@kzvb.de