Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren. EBZ.

Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Dieser Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen:

Für das EBZ entstehen Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung bzgl. der Erstausstattung zur Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen.
Die Finanzierung der Erstausstattungskosten, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur entstehen, ist in den Anlagen 11 ff. zum BMV-Z geregelt (Infos dazu auf unserer Seite Refinanzierung )

• Prüfung, welche technischen Komponenten zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur noch ausstehen
• Bestellung und Installation der TI-Komponenten wie KIM, KIM-Adresse etc., sofern nicht schon vorhanden
• Testen von KIM: Senden Sie eine Nachricht an test@kzbv.kim.telematik
  Dabei handelt es sich um eine Adresse der Bundes-KZV: KZBV
• Bestellung der benötigten Antragsmodule bei Ihrem PVS-Hersteller
• Anschluss an das EBZ nach Rücksprache mit Ihrem PVS-Hersteller

Der Ablauf soll hier beispielhaft für den Bereich ZE dargestellt werden. Zunächst wird im PVS-System der Heil- und Kostenplan erstellt. Hierbei sind teilweise neue, genauere Befund- und Therapiekürzel zu verwenden.

Nach der Planerstellung wird eine sogenannte „Patienteninformation zum Zahnersatz“ vom PVS-System erzeugt. Diese beinhaltet in verständlicher Weise alle für den Patienten relevanten Informationen, insbesondere auch die Kostenplanung, welche der Patient unterschreiben muss.

Liegt das Einverständnis des Patienten vor, so wird der Plan im PVS-System elektronisch unterschrieben („signiert“). Hierfür soll im Regelfall der elektronische Zahnarztausweis (eHBA) verwendet werden, bei technischen Problemen kann auch auf den elektronischen Praxisausweis (SMC-B) zurückgegriffen werden.

Der signierte Plan wird dann direkt vom PVS-System auf elektronischem Weg verschlüsselt an die Krankenkasse des Patienten versandt. Hierfür wird auf den Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) zurückgegriffen.

Die Krankenkasse prüft den Plan und übermittelt das Ergebnis direkt elektronisch zurück an die Praxis. Die Erfahrung bislang zeigt, dass dies oftmals innerhalb von ein bis zwei Tagen passiert. Sobald die Genehmigung seitens der Krankenkasse vorliegt, kann mit der Therapie begonnen werden. Zudem sendet die Krankenkasse ein separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen an den Versicherten, welches dieser beispielsweise für seine Zusatzversicherung benötigt.

Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner:

Anlage 14c:
Elektronische Formulare (eFormulare) für die vertragszahnärztliche Versorgung

Anlage 14d:
Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen

Anlage 15: 
Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge nach den BEMA-Teilen 2 bis 5

Anlage 15b:
Anforderungen elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren für die BEMA-Teile 2 bis 5

Das EBZ gilt nur für gesetzliche Krankenkassen. Das papiergebundene Verfahren bei den sonstigen Kostenträgern (bspw. Bundespolizei, Bundeswehr, Sozialämter) ändert sich nicht.

Sollte die Technik streiken sind die sogenannten Stylesheets zu verwenden. Hierbei wird der EBZ-Antrag vom PVS-System auf normales A4-Blankopapier (keine Vordrucke) ausgedruckt und dann postalisch an die Krankenkassen versandt. Eine nachträgliche elektronische Einreichung ist nicht notwendig. Tatsächlich sollte jeder Antrag nur auf einem Weg (entweder elektronisch via KIM oder postalisch als Stylesheet) an die Krankenkasse versendet werden.
Auszug aus der 37. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z: „ab dem 01.01.2023 kann der Vertragszahnarzt in begründeten Fällen, insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen, länger andauernden technischen Störungen, die nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktages behoben sind, in einer Einführungsphase von zwölf Monaten einen mittels Stylesheet nach Anlage 14c zum BMV-Z erzeugten papiergebundenen, unterschriebenen Ausdruck des Behandlungsplanes an die Krankenkasse versenden.“

Stylesheets sind der Ausdruck der neuen elektronischen Pläne auf Papier.

Befund- und Therapiekürzel

Ergänzend können Sie hier Informationen zu den Änderungen bei den Befund- und Therapiekürzeln herunterladen.

Im Bereich Zahnersatz ist die Migration von Altfällen ins EBZ nicht vorgesehen. Wenn eine ZE-Behandlung noch im Papierverfahren genehmigt wurde, ist eine Befund- und/oder Therapieänderung auch per Papier an die Krankenkasse zu übermitteln.

Die folgenden Vordrucke sind in Ihrem Praxisverwaltungssystem hinterlegt, sie können folglich nicht bei uns bestellt werden.
Die hier verlinkten Dateien zeigen Ihnen, wie die Vordrucke aussehen:

Vordruck 3c: Patienteninformation Regelversorgung

Vordruck 3d: Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung

Vordruck 3e: Direktabrechnung Zahnersatz

Im Zuge der Einführung des EBZ steht das DPF-Update 3.1.5 auf der Website der Bundes-KZV zum Download bereit. Es enthält die neuen Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz, die ab dem 1. Juli 2022 bei allen Plänen zu verwenden sind. Das gilt auch für Antragstellung im Papierverfahren.

Für elektronisch gestellte Heil- und Kostenpläne zum Zahnersatz haben die Bundesmantelvertragspartner vereinbart, dass der Vertragszahnarzt der Krankenkasse Hinweise auf einen möglichen Härtefall mitteilt. Das Feld „Härtefall“ ist zu kennzeichnen, wenn nach Einschätzung des Vertragszahnarztes ein Härtefall vorliegt. Die Prüfung der Ansprüche des Versicherten obliegt jedoch der Krankenkasse.

Bei der Planung ist der voraussichtliche Festzuschuss anzugeben. Dieser wird im Verlauf des Genehmigungsverfahrens ggf. von der Krankenkasse angepasst. Im Zweifel empfehlen wir, den minimalen Festzuschuss in Höhe von 60 Prozent anzugeben.

Sie tragen die Bonushöhe auf Grundlage des vorgelegten Bonusheftes bzw. der Informationen Ihrer Praxisverwaltungssoftware ein (60, 70 oder 75 %).
Sie können seitens der Krankenkassen im Nachhinein nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn die Krankenkasse bei der Prüfung des Antrags eine andere Höhe der Festzuschüsse feststellt.

Es wird empfohlen, den elektronischen Antrag erst dann zu stellen, wenn der Versicherte seine Zustimmung per Unterschrift auf der Patienteninformation bestätigt hat. Insoweit kann entsprechend der bisherigen Vorgehensweise verfahren werden, wenn der Antrag direkt von der Praxis und nicht über den Versicherten an die Krankenkasse versendet wurde.

Ihre Praxissoftware bietet Ihnen fest vorgegebene Optionen für das Feld Bemerkungen (bspw. „Versicherter wünscht Rücksprache“) mit ihren jeweiligen Schlüsselnummern zur möglichen Auswahl an. Das Feld „Zusätzliche Erläuterungen“ ist nur auszufüllen, wenn Hinweise zur Planung nicht aus der Schlüsselnummer hervorgehen (beispielsweise: Doppelanlage, ggf. mit Zahnangabe als zusätzliche Erläuterung, Verblockung, Art der Verblendung).

KFO-Auswahllisten

Bitte den KIM-Verzeichnisdienst in Ihrer Praxisverwaltungssoftware aktualisieren.

Wenn die Krankenkasse vor ihrer Leistungsentscheidung einen Gutachter einschaltet, wird die Vertragszahnärztin oder der Vertragszahnarzt auch im EBZ über das Ergebnis der gutachterlichen Entscheidung informiert. Der Gutachter befürwortet die Behandlung: Die Krankenkasse übermittelt in ihrem Antwortdatensatz die Genehmigung nebst der Information „Gutachterlich befürwortet“.

Der Gutachter oder die Gutachterin lehnt die Behandlung ab: Die Krankenkasse lehnt im Antwortdatensatz die Behandlung mit der Begründung „Gutachterlich nicht befürwortet“ ab. Da der Vertragszahnarzt die Möglichkeit haben muss, ein Obergutachten einzuholen, wird der Antragsdatensatz nicht verändert. Die nachträgliche Genehmigung des bereits abgelehnten Plans nach einem Obergutachten ist möglich.

Der Gutachter empfiehlt Änderungen: Die Krankenkasse lehnt im Antwortdatensatz die Behandlung mit der Begründung „Gutachterlich teilweise befürwortet“ ab. Da der Vertragszahnarzt die Möglichkeit haben muss, ein Obergutachten einzuholen, wird der Antragsdatensatz nicht verändert. Die nachträgliche Genehmigung des bereits abgelehnten Plans nach einem Obergutachten ist möglich. Anstelle der Einholung eines Obergutachtens kann der Vertragszahnarzt einen neuen Antragsdatensatz auf der Grundlage des ursprünglichen Antragsdatensatzes (Kopierfunktion) mit den vom Gutachter empfohlenen Änderungen erstellen.

Eine digitale Aufbewahrung reicht aus. In § 8 Abs. 3 des Bundesmantelvertrags heißt es: „Der Vertragszahnarzt hat die Befunde, die Behandlungsmaßnahmen sowie die veranlassten Leistungen einschließlich des Tages der Behandlung mit Zahnbezug fortlaufend in geeigneter Weise zu dokumentieren. Die Dokumentation kann auch durch geeignete Verfahren in elektronischer Form erfolgen.“

Eine Einsendung des Bonushefts ist nicht mehr notwendig.

KGL/KB Ausfüllhinweise eFormular

EBZ Standardszenario KB

EBZ Standardszenario ZE

EBZ Standardszenario KFO

EBZ HKP zum Zahnersatz – Ausfertigung für den Patienten