Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren. EBZ.

Seit 1. Januar 2023 verpflichtend für ZE und KB.

Mit der elektronischen Übermittlung der Leistungsanträge aus dem Praxisverwaltungssystem (PVS) an die Krankenkassen wurde das herkömmliche Papierverfahren abgelöst.

Das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) ist in den Bema-Teilen 2 (KB, KGL, UKPS) und 5 (ZE) offiziell verpflichtend. Im Falle von technischen Störungen nutzen Sie bitte Stylesheets, d.h. ausgedruckte EBZ-Pläne.

Im Bema-Teil 4 (PAR) wird das EBZ voraussichtlich ab dem 1.1.2024 vollständig verpflichtend. Nutzen Sie gern bereits jetzt das EBZ, sobald Ihnen die entsprechenden Module seitens Ihres PVS-Herstellers ausgeliefert wurden.

Finanzierung für neue Praxen

Für Praxen, die im Jahr 2023 neu in die zahnärztliche Versorgung eintreten oder eingetreten sind, wird es die Möglichkeit einer pauschalierten Teilfinanzierung der EBZ-Module geben. Das entsprechende Antragsverfahren wird Ende des Jahres 2023 stattfinden. Die betroffenen Praxen werden rechtzeitig von der KZVB informiert.

Wie wird der eHKP ausgefüllt?

Bitte verwenden Sie diese Kürzel. Unter Infos & Materialien finden Sie Hinweise zum Ausfüllen. Sollten Sie keine Antwort auf Ihre Frage finden, dann teilen Sie uns diese bitte mit über das Kontaktformular der Praxisberatung.

FAQ zur technischen Ausstattung finden Sie sowohl im folgenden Text als auch zum Abspeichern im PDF der Bundes-KZV

Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Dieser Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen:

Technik	Anmerkung
KIM-Clientmodul/KIM-Adresse	KIM ist ein sicherer und verschlüsselter E-Mail-ähnlicher Dienst, der fast unbemerkt im Hintergrund läuft und für den Versand von Anträgen aus der Praxis zur Kasse und umgekehrt für den Versand der Genehmigung zur Praxis als "Transportmittel" fungiert. Das KIM-Client-Modul sorgt dafür, dass Anträge aus Ihrem PVS versendet bzw. genehmigte Anträge wieder im PVS verarbeitet werden können. Die KIM-Adresse gleicht einer E-Mail-Adresse und kann individuell (z. B. praxisname@kim.telematik) ausgewählt werden. Sie erhalten sie von Ihrem KIM-Anbieter. Die für das EBZ genutzte KIM-Adresse sollte für eine einfachere Verwendung mit Ihrer SMC-B-Karte verknüpft sein. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Webseite der gematik: Zulassungs-& Bestätigungsübersichten Wichtig: Wartezeiten bis zur Auslieferung! Sofern Sie KIM noch nicht bestellt haben, empfehlen wir Ihnen, dies schnellstmöglich nachzuholen.
EBZ-Module/Updates des PVS-Herstellers	Die PVS-Hersteller bieten für jeden Leistungsbereich ein spezielles Modul bzw. Update für das elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren an. Die Module bzw. Updates werden nicht automatisch geliefert, sondern müssen bestellt werden!
eHealth-Konnektor (ab Konnektorversion PTV3 oder höher)	Ältere Konnektoren benötigen ein Update zur Unterstützung von KIM und anderen TI-Funktionen. Bitte fragen Sie ggf. beim Lieferanten des Konnektors nach.
Stationäres eHealth-Kartenterminal	Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden.
Elektronischer Zahnarztausweis (eZahnarztausweis)	Der eZahnarztausweis ist der elektronische Heilberufsausweis (HBA) für Zahnärzte. Er wird u. a. für die Signierung der elektronischen Anträge benötigt. Sofern noch nicht vorliegend, erhalten Sie ihn bei Ihrer Zahnärztekammer.
Elektronischer Praxisausweis (SMC-B)	Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. Mit ihm dürfen Sie aber nur in Ausnahmefällen, wenn der eZahnarztausweis nicht funktionieren sollte, die Anträge signieren.

Für das EBZ entstehen Kosten durch die Anschaffung der von den PVS-Herstellern bereitgestellten Antragsmodule bzw. Updates. Die KZBV konnte sich mit dem GKV-Spitzenverband auf eine zeitlich begrenzte Kostenbeteiligung bzgl. der Erstausstattung zur Implementierung der Anwendung „EBZ“ verständigen.
Die Finanzierung der Erstausstattungskosten, die im Zusammenhang mit der Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur entstehen, ist in den Anlagen 11 ff. zum BMV-Z geregelt (Infos dazu auf unserer Seite Refinanzierung )

Prüfung, welche technischen Komponenten zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur noch ausstehen
Bestellung und Installation der TI-Komponenten wie KIM, KIM-Adresse etc., sofern nicht schon vorhanden
Testen von KIM: Senden Sie eine Nachricht an test@kzbv.kim.telematik
Dabei handelt es sich um eine Adresse der Bundes-KZV: KZBV
Bestellung der benötigten Antragsmodule bei Ihrem PVS-Hersteller
Anschluss an das EBZ nach Rücksprache mit Ihrem PVS-Hersteller

Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Behandlungen in den Bereichen Kieferbruch (nur anzeigepflichtig), Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, Parodontalerkrankungen^Hinweis und Zahnersatz wurde das herkömmliche Papierverfahren abgelöst. Für diese Leistungsbereiche müssen alle Anträge und offiziellen, verfahrensimmanenten Mitteilungen der Praxen elektronisch an die Krankenkassen übermittel werden. Die Kassen senden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege an die Praxen.

^Hinweis:Im Bereich der Parodontalerkrankungen können Anträge, soweit von der Praxisverwaltungssoftware unterstützt, ebenfalls über das EBZ gestellt werden. Die verpflichtende Einführung ist aktuell zum 1. Juli 2023 geplant.

Weitere Informationen zum EBZ können Sie auf der Website der Bundes-KZV abrufen.

Einführungsphase seit dem 1. Januar 2023:

Zum 1. Januar 2023 begann die einjährige Einführungsphase. Besonders im ersten Jahr der Umstellung können technische Probleme, z.B. bei der KIM-Erstinstallation oder verspätete Installation eines PVS-Updates, nicht völlig ausgeschlossen werden. Bei Störungen darf deshalb in diesem Zeitraum auf das papiergebundene Verfahren (Versand des ausgedruckten elektronischen Antrags) zurückgegriffen werden.

Der Ablauf soll hier beispielhaft für den Bereich ZE dargestellt werden. Zunächst wird im PVS-System der Heil- und Kostenplan erstellt. Hierbei sind teilweise neue, genauere Befund- und Therapiekürzel zu verwenden.

Nach der Planerstellung wird eine sogenannte „Patienteninformation zum Zahnersatz“ vom PVS-System erzeugt. Diese beinhaltet in verständlicher Weise alle für den Patienten relevanten Informationen, insbesondere auch die Kostenplanung, welche der Patient unterschreiben muss.

Liegt das Einverständnis des Patienten vor, so wird der Plan im PVS-System elektronisch unterschrieben („signiert“). Hierfür soll im Regelfall der elektronische Zahnarztausweis (eHBA) verwendet werden, bei technischen Problemen kann auch auf den elektronischen Praxisausweis (SMC-B) zurückgegriffen werden.

Der signierte Plan wird dann direkt vom PVS-System auf elektronischem Weg verschlüsselt an die Krankenkasse des Patienten versandt. Hierfür wird auf den Dienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) zurückgegriffen.

Die Krankenkasse prüft den Plan und übermittelt das Ergebnis direkt elektronisch zurück an die Praxis. Die Erfahrung bislang zeigt, dass dies oftmals innerhalb von ein bis zwei Tagen passiert. Sobald die Genehmigung seitens der Krankenkasse vorliegt, kann mit der Therapie begonnen werden. Zudem sendet die Krankenkasse ein separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen an den Versicherten, welches dieser beispielsweise für seine Zusatzversicherung benötigt.

Ja, sämtliche Krankenkassen sind verpflichtet, seit dem 1. Juli 2022 Anträge via EBZ entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner:

Anlage 14c:
Elektronische Formulare (eFormulare) für die vertragszahnärztliche Versorgung

Anlage 14d:
Erläuterungen und Ausfüllhinweise zu den eFormularen

Anlage 15:
Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge nach den BEMA-Teilen 2 bis 5

Anlage 15b:
Anforderungen elektronisches Antrags- und Genehmigungsverfahren für die BEMA-Teile 2 bis 5

Praxen, die erst ab dem 1.1.2023 neu in die Versorgung eintreten, gelten als sog. Nachzüglerpraxen. Für diese wird es voraussichtlich im November 2023 ein eigenes Meldeverfahren für die Mitfinanzierung der benötigten EBZ-Module geben.

Das EBZ gilt nur für gesetzliche Krankenkassen. Das papiergebundene Verfahren bei den sonstigen Kostenträgern (bspw. Bundespolizei, Bundeswehr, Sozialämter) ändert sich nicht.

Sollte die Technik streiken sind die sogenannten Stylesheets zu verwenden. Hierbei wird der EBZ-Antrag vom PVS-System auf normales A4-Blankopapier (keine Vordrucke) ausgedruckt und dann postalisch an die Krankenkassen versandt. Eine nachträgliche elektronische Einreichung ist nicht notwendig. Tatsächlich sollte jeder Antrag nur auf einem Weg (entweder elektronisch via KIM oder postalisch als Stylesheet) an die Krankenkasse versendet werden.
Auszug aus der 37. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z: „ab dem 01.01.2023 kann der Vertragszahnarzt in begründeten Fällen, insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen, länger andauernden technischen Störungen, die nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktages behoben sind, in einer Einführungsphase von zwölf Monaten einen mittels Stylesheet nach Anlage 14c zum BMV-Z erzeugten papiergebundenen, unterschriebenen Ausdruck des Behandlungsplanes an die Krankenkasse versenden.“

Stylesheets sind der Ausdruck der neuen elektronischen Pläne auf Papier.

Befund- und Therapiekürzel

Ergänzend können Sie hier Informationen zu den Änderungen bei den Befund- und Therapiekürzeln herunterladen.

Die folgenden Vordrucke sind in Ihrem Praxisverwaltungssystem hinterlegt, sie können folglich nicht bei uns bestellt werden.
Die hier verlinkten Dateien zeigen Ihnen, wie die Vordrucke aussehen:

Vordruck 3c: Patienteninformation Regelversorgung

Vordruck 3d: Patienteninformation gleich- und andersartige Versorgung

Vordruck 3e: Direktabrechnung Zahnersatz

Im Zuge der Einführung des EBZ steht das DPF-Update 3.1.5 auf der Website der Bundes-KZV zum Download bereit. Es enthält die neuen Befund- und Therapiekürzel zum Zahnersatz, die ab dem 1. Juli 2022 bei allen Plänen zu verwenden sind. Das gilt auch für Antragstellung im Papierverfahren.

KFO-Auswahllisten

Für elektronisch gestellte Heil- und Kostenpläne zum Zahnersatz haben die Bundesmantelvertragspartner vereinbart, dass der Vertragszahnarzt der Krankenkasse Hinweise auf einen möglichen Härtefall mitteilt. Das Feld „Härtefall“ ist zu kennzeichnen, wenn nach Einschätzung des Vertragszahnarztes ein Härtefall vorliegt. Die Prüfung der Ansprüche des Versicherten obliegt jedoch der Krankenkasse.

Bei der Planung ist der voraussichtliche Festzuschuss anzugeben. Dieser wird im Verlauf des Genehmigungsverfahrens ggf. von der Krankenkasse angepasst. Im Zweifel empfehlen wir, den minimalen Festzuschuss in Höhe von 60 Prozent anzugeben.

Sie tragen die Bonushöhe auf Grundlage des vorgelegten Bonusheftes bzw. der Informationen Ihrer Praxisverwaltungssoftware ein (60, 70 oder 75 %).
Sie können seitens der Krankenkassen im Nachhinein nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn die Krankenkasse bei der Prüfung des Antrags eine andere Höhe der Festzuschüsse feststellt.

Ihre Praxissoftware bietet Ihnen fest vorgegebene Optionen für das Feld Bemerkungen (bspw. „Versicherter wünscht Rücksprache“) mit ihren jeweiligen Schlüsselnummern zur möglichen Auswahl an. Das Feld „Zusätzliche Erläuterungen“ ist nur auszufüllen, wenn Hinweise zur Planung nicht aus der Schlüsselnummer hervorgehen (beispielsweise: Doppelanlage, ggf. mit Zahnangabe als zusätzliche Erläuterung, Verblockung, Art der Verblendung).

Bei Vordruck 3c (Patienteninformation Regelversorgung) fehlt derzeit das Feld für die Praxisadresse und die Unterschrift. Wir empfehlen, den Vordruck 3c auf jeden Fall zu unterschreiben für die Rechtsgültigkeit. Demnächst sollen die erforderlichen Aktualisierungen in der Praxissoftware erfolgen.

Bitte den KIM-Verzeichnisdienst in Ihrer Praxisverwaltungssoftware aktualisieren.

Das Gutachterverfahren bleibt vorläufig analog.

Eine Einsendung des Bonushefts ist nicht mehr notwendig.