ePA. Elektronische Patientenakte.

Sollten Sie Widerspruch gegen den Kürzungsbescheid einlegen wollen, dann berücksichtigen Sie unbedingt die Hinweise in der Rechtsbehelfsbelehrung der versandten Bescheide. Ideal legen Sie auch Nachweise bei, z.B. die Bestellbestätigung der Anwendung oder Installationsbestätigung bzw. eine Mitteilung des Anbieters, wann die Anwendung geliefert wurde. Wir prüfen Ihren Widerspruch umgehend.

Unabhängig von einem eingegangenen Widerspruch müssen wir den ermittelten Kürzungsbetrag dennoch Ihrem Abrechnungskonto belasten. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben hat hier ein eingegangener Widerspruch keine aufschiebende Wirkung. Sollten wir Ihrem Widerspruch abhelfen können, erstatten wir Ihnen den belasteten Betrag selbstverständlich schnellstmöglich zurück.

ePA steht für die patientengeführte elektronische Patientenakte.

Gemäß gesetzlicher Vorgabe kann seit dem 1. Januar 2021 die elektronische Patientenakte (ePA) wichtige Diagnose- und Behandlungsdaten fach- und sektorenübergreifend für Behandler verfügbar machen. Auch hierbei handelt es sich um eine für die gesetzlich Versicherten freiwillige Anwendung. Hat einer Ihrer Patienten eine ePA, so kann er Ihnen mittels einer Smartphone-App oder ad-hoc am Kartenterminal Ihrer Praxis die Berechtigung erteilen, die Dokumente in seiner ePA einzusehen sowie geeignete Dokumente dort einzustellen. Die Dokumente in der ePA stehen somit sowohl den Patienten, als auch den von ihnen ausgewählten zahnärztlichen oder ärztlichen Praxen, Apotheken oder Krankenhäusern zur Verfügung. Dies erleichtert einerseits den Austausch von Dokumenten zwischen Ihnen und Patienten. Andererseits führt es zu einem ungerichteten interprofessionellen Austausch aller, die an der Behandlung beteiligt sind - sofern die Patienten dies gestatten.

Um die elektronische Patientenakte befüllen zu können, benötigen Sie einen Zugang zur Telematikinfrastruktur, ermöglicht durch einen Praxisausweis, ein eHealth-Kartenterminal, einen ePA-Konnektor (Produkttypversion 4), einen VPN-Zugangsdienstanbieter sowie dann Ihren elektronischen Heilberufsausweis (HBA), wenn Sie bestimmte Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben müssen. Darüber hinaus ist ein Update des Praxisverwaltungssystems erforderlich.

Damit die elektronische Patientenakte auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Sie als Zahnarzt die Daten in der ePA bei Änderungen des Gesundheitsstands oder des Behandlungsverlaufs aktualisieren. Dementsprechend müssen Sie als Zahnarzt die Daten auf Wunsch des Patienten hin aktualisieren. Bei Änderungen des Notfalldatensatzes oder des elektronischen Medikationsplans, die auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert werden, ist darauf zu achten, dass auch diese Dokumente in der ePA aktualisiert werden.

Es gibt viele medizinisch relevanten Inhalte, mit denen die elektronische Patientenakte befüllt werden kann. Beispiele sind ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Zahnärzte sowie andere an der Behandlung beteiligte Berufsgruppen (z. B. in einer Apotheke oder einem Krankenhaus) können in der ePA alle Dokumente speichern, die für die Behandlung relevant sind, sofern der Patient dies wünscht.

Die Primärdokumentation für Sie als Zahnarzt ist und bleibt Ihre Dokumentation in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Die ePA ist eine Sekundärdokumentation, mit der Sie medizinisch relevante Dokumente finden können, die in anderen medizinischen Einrichtungen erstellt wurden. Wenn Sie die Informationen aus einem Dokument in der ePA in Ihre Anamnese einfließen lassen, können Sie sich dieses Dokument herunterladen und als Kopie lokal speichern. Umgekehrt können Sie medizinisch relevante Dokumente als Kopie in die elektronische Patientenakte hochladen. Zudem entscheidet der Patient, welche Dokumente in ihre ePA aufgenommen werden und welche nicht. Wird ein Dokument in der ePA gelöscht, dann wird es nur dort gelöscht, und Ihr lokales Original oder Ihre lokale Kopie bleiben erhalten. Im Übrigen können Sie nach Rücksprache mit Ihrem Patienten ein Dokument aus der ePA löschen. Das kann z. B. der Fall sein, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Für die Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte ist die Bema-Nr. ePA1 abrechenbar.
Für ihre Aktualisierung ist die Bema-Nr. ePA2 abrechenbar.  

Auch Versicherte ohne Smartphone können eine ePA nutzen und sollten sich dafür an ihre Krankenkasse wenden. Patienten können Sie als Zahnarzt direkt in Ihrer Praxis berechtigen, ihre ePA zu lesen und zu befüllen. Notwendig hierfür sind die elektronische Gesundheitskarte und eine persönliche PIN von der Krankenkasse. Danach können Sie das gewünschte Dokument hochladen, wodurch in einer anderen Praxis auf Wunsch des Patienten ebenfalls auf diese Dokumente zugegriffen werden kann. Zahnärzte müssen die ePA nur mit Daten aus dem konkreten aktuellen Behandlungskontext befüllen.

Ja, jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte. Bis zum 16. Lebensjahr eines Kindes wird die ePA von einem sorgeberechtigten Vertreter verwaltet.

Für Schulungen zum Umgang mit den ePA-Funktionen in Ihrem Praxisverwaltungssystem wenden Sie sich bitte an den Hersteller. Dieser sollte Ihnen und Ihrem Personal entsprechende Informationsangebote zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können Sie sich zur elektronischen Patientenakte und zu anderen Themen rund um die Digitalisierung Ihrer Praxis und Ihres Praxisalltags durch CME-Kurse fortbilden.

Ihre erste Anlaufstelle zu technischen Problemen mit der elektronischen Patientenakte ist Ihr IT-Dienstleister.

Für detaillierte Fragen können Sie Ihre Patienten an die jeweilige Krankenkasse verweisen.

Jeder Versicherte erhält automatisch von seiner gesetzlichen Krankenkasse Informationen zur Einrichtung der ePA. Die Krankenkasse legt nur auf Wunsch des Versicherten eine ePA an. Zusätzlich bieten Krankenkassen ihren Versicherte eine ePA-App zum Download an, über die Versicherte ihre ePA mit einem Smartphone oder Tablet eigenständig nutzen können.

Ihr erster Ansprechpartner zu Fragen rund um die elektronische Patientenakte ist die KZVB.