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ePA. Elektronische Patientenakte.

Erforderliche Komponenten und Einsatz der ePA.

aktualisiert: am 21.09.2023

Schon heute können alle gesetzlich Versicherten eine ePA von ihrer Krankenkasse erhalten. Die Teilnahme ist noch freiwillig. Ab 2025 soll die ePA für alle gesetzlich versicherten Patienten verpflichtend sein. 
Wer nicht möchte, dass seine Gesundheitsdaten gespeichert werden, muss dann aktiv widersprechen (Opt-Out-Lösung). Die Vergütung der Befüllung erfolgt über den Bema.

Honorarkürzungen wegen Nichtvorhalten der ePA-Komponenten

Bei festgestellten nicht erfolgten Vorhaltens der Komponenten und Dienste zur Befüllung der elektronischen Patientenakte ist die KZVB gesetzlich verpflichtet, für jedes betroffene Quartal eine Kürzung des Honorars in Höhe von 1 % festzusetzen. Leider sind uns als KZVB die Hände gebunden und wir sind nach dem SGB V gezwungen, diese Honorarkürzung durchzuführen.

Wir ermitteln das Vorhalten der elektronischen Patientenakte (ePA) anhand der mit den Abrechnungsdaten an die KZVB übermittelten sog. Produkttypversion (PTV) Ihres Konnektors. Notwendig ist mindestens PTV4. Uns ist zwischenzeitlich bekannt geworden, dass in Einzelfällen möglicherweise die Produkttypversionen nicht oder fehlerhaft übermittelt sein können. Auch soll es in Einzelfällen zu einer Verzögerung der Auslieferung der ePA-Module durch Hersteller der PVS-Systemen gekommen sein. Welche Praxis hiervon betroffen ist, lässt sich jedoch aus den uns vorliegenden Daten nicht ermitteln.

Im Aufklapper unter dieser Infobox erfahren Sie was zu tun ist, wenn Sie einen Kürzungsbescheid erhalten haben.

Widerspruch gegen den Kürzungsbescheid

Sollten Sie Widerspruch gegen den Kürzungsbescheid einlegen wollen, dann berücksichtigen Sie unbedingt die Hinweise in der Rechtsbehelfsbelehrung der versandten Bescheide. Ideal legen Sie auch Nachweise bei, z.B. die Bestellbestätigung der Anwendung oder Installationsbestätigung bzw. eine Mitteilung des Anbieters, wann die Anwendung geliefert wurde. Wir prüfen Ihren Widerspruch umgehend.

Unabhängig von einem eingegangenen Widerspruch müssen wir den ermittelten Kürzungsbetrag dennoch Ihrem Abrechnungskonto belasten. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben hat hier ein eingegangener Widerspruch keine aufschiebende Wirkung. Sollten wir Ihrem Widerspruch abhelfen können, erstatten wir Ihnen den belasteten Betrag selbstverständlich schnellstmöglich zurück.

ePA-Komponenten

Alle drei Konnektorhersteller haben die notwendige Zulassung für die elektronische Patientenakte (ePA).
Sie benötigen für die Durchführung der ePA folgende Komponenten: ePA-Konnektor (PTV4), ePA-Modul in der Praxisverwaltungssoftware und den eHBA. 

Elektronisches Zahnbonusheft als Teil der elektronischen Patientenakte

Die Bundes-KZV informiert Sie und Ihre Patienten auf ihrer Webseite

ePA FAQ - Fragen und Antworten

Leitfaden zur ePA (herausgegeben von der Bundes-KZV)

Im Leitfaden Die elektronische Patientenakte (Stand 1/2023) informiert die Bundes-KZV über Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis, insbesondere das Anlegen der ePA und Auslesen der Daten sowie das Löschen von Dokumenten. 

Elektronische Patientenakte - Funktionalität und gesetzliche Vorgaben

ePA steht für die patientengeführte elektronische Patientenakte.

Gemäß gesetzlicher Vorgabe kann seit dem 1. Januar 2021 die elektronische Patientenakte (ePA) wichtige Diagnose- und Behandlungsdaten fach- und sektorenübergreifend für Behandler verfügbar machen. Auch hierbei handelt es sich um eine für die gesetzlich Versicherten freiwillige Anwendung. Hat einer Ihrer Patienten eine ePA, so kann er Ihnen mittels einer Smartphone-App oder ad-hoc am Kartenterminal Ihrer Praxis die Berechtigung erteilen, die Dokumente in seiner ePA einzusehen sowie geeignete Dokumente dort einzustellen. Die Dokumente in der ePA stehen somit sowohl den Patienten, als auch den von ihnen ausgewählten zahnärztlichen oder ärztlichen Praxen, Apotheken oder Krankenhäusern zur Verfügung. Dies erleichtert einerseits den Austausch von Dokumenten zwischen Ihnen und Patienten. Andererseits führt es zu einem ungerichteten interprofessionellen Austausch aller, die an der Behandlung beteiligt sind - sofern die Patienten dies gestatten.

Was brauche ich an technischer Ausstattung, um eine elektronische Patientenakte sehen und befüllen zu können?

Um die elektronische Patientenakte befüllen zu können, benötigen Sie einen Zugang zur Telematikinfrastruktur, ermöglicht durch einen Praxisausweis, ein eHealth-Kartenterminal, einen ePA-Konnektor (Produkttypversion 4), einen VPN-Zugangsdienstanbieter sowie dann Ihren elektronischen Heilberufsausweis (HBA), wenn Sie bestimmte Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben müssen. Darüber hinaus ist ein Update des Praxisverwaltungssystems erforderlich.

Bin ich als Zahnarzt verpflichtet, eine elektronische Patientenakte zu befüllen, wenn mein Patient das wünscht?

Damit die elektronische Patientenakte auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Sie als Zahnarzt die Daten in der ePA bei Änderungen des Gesundheitsstands oder des Behandlungsverlaufs aktualisieren. Dementsprechend müssen Sie als Zahnarzt die Daten auf Wunsch des Patienten hin aktualisieren. Bei Änderungen des Notfalldatensatzes oder des elektronischen Medikationsplans, die auf der elektronischen Gesundheitskarte gespeichert werden, ist darauf zu achten, dass auch diese Dokumente in der ePA aktualisiert werden.

Welche Angaben, Daten und Dokumente finde ich in der ePA, welche nicht?

Es gibt viele medizinisch relevanten Inhalte, mit denen die elektronische Patientenakte befüllt werden kann. Beispiele sind ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Zahnärzte sowie andere an der Behandlung beteiligte Berufsgruppen (z. B. in einer Apotheke oder einem Krankenhaus) können in der ePA alle Dokumente speichern, die für die Behandlung relevant sind, sofern der Patient dies wünscht.

Ersetzt die elektronische Patientenakte meine Dokumentenverwaltung in der Zahnarztpraxis? Kann ich Dokumente in der ePA löschen?

Die Primärdokumentation für Sie als Zahnarzt ist und bleibt Ihre Dokumentation in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Die ePA ist eine Sekundärdokumentation, mit der Sie medizinisch relevante Dokumente finden können, die in anderen medizinischen Einrichtungen erstellt wurden. Wenn Sie die Informationen aus einem Dokument in der ePA in Ihre Anamnese einfließen lassen, können Sie sich dieses Dokument herunterladen und als Kopie lokal speichern. Umgekehrt können Sie medizinisch relevante Dokumente als Kopie in die elektronische Patientenakte hochladen. Zudem entscheidet der Patient, welche Dokumente in ihre ePA aufgenommen werden und welche nicht. Wird ein Dokument in der ePA gelöscht, dann wird es nur dort gelöscht, und Ihr lokales Original oder Ihre lokale Kopie bleiben erhalten. Im Übrigen können Sie nach Rücksprache mit Ihrem Patienten ein Dokument aus der ePA löschen. Das kann z. B. der Fall sein, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Gibt es eine Vergütung für die Beteiligung an der ePA?

Für die Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte ist die Bema-Nr. ePA1 abrechenbar.
Für ihre Aktualisierung ist die Bema-Nr. ePA2 abrechenbar.  

 

Meine Patienten haben kein Smartphone bzw. nutzen keine App, bin ich in diesem Fall verpflichtet, ihre Patientenakte stellvertretend zu verwalten?

Auch Versicherte ohne Smartphone können eine ePA nutzen und sollten sich dafür an ihre Krankenkasse wenden. Patienten können Sie als Zahnarzt direkt in Ihrer Praxis berechtigen, ihre ePA zu lesen und zu befüllen. Notwendig hierfür sind die elektronische Gesundheitskarte und eine persönliche PIN von der Krankenkasse. Danach können Sie das gewünschte Dokument hochladen, wodurch in einer anderen Praxis auf Wunsch des Patienten ebenfalls auf diese Dokumente zugegriffen werden kann. Zahnärzte müssen die ePA nur mit Daten aus dem konkreten aktuellen Behandlungskontext befüllen.

Gibt es die ePA auch für Kinder?

Ja, jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine elektronische Patientenakte. Bis zum 16. Lebensjahr eines Kindes wird die ePA von einem sorgeberechtigten Vertreter verwaltet.

Wo, wie und durch wen wird mein Praxisteam für den Umgang mit der ePA geschult?

Für Schulungen zum Umgang mit den ePA-Funktionen in Ihrem Praxisverwaltungssystem wenden Sie sich bitte an den Hersteller. Dieser sollte Ihnen und Ihrem Personal entsprechende Informationsangebote zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können Sie sich zur elektronischen Patientenakte und zu anderen Themen rund um die Digitalisierung Ihrer Praxis und Ihres Praxisalltags durch CME-Kurse fortbilden.

Wo bekomme ich technische Hilfe, wenn etwas nicht funktioniert?

Ihre erste Anlaufstelle zu technischen Problemen mit der elektronischen Patientenakte ist Ihr IT-Dienstleister.

Wo finden meine Patienten Informationen zur ePA? Wie informiere ich meine Patienten über die Einführung der ePA?

Für detaillierte Fragen können Sie Ihre Patienten an die jeweilige Krankenkasse verweisen.

Wie erhält mein Patient seine ePA?

Jeder Versicherte erhält automatisch von seiner gesetzlichen Krankenkasse Informationen zur Einrichtung der ePA. Die Krankenkasse legt nur auf Wunsch des Versicherten eine ePA an. Zusätzlich bieten Krankenkassen ihren Versicherte eine ePA-App zum Download an, über die Versicherte ihre ePA mit einem Smartphone oder Tablet eigenständig nutzen können.

Wer ist für Vertragszahnärzte in Bayern Ansprechpartner bei Fragen zur elektronischen Patientenakte?

Ihr erster Ansprechpartner zu Fragen rund um die elektronische Patientenakte ist die KZVB.

Infomaterial der Bundes-KZV:

www.kzbv.de/epa

Viele der oben aufgeführten Antworten auf häufige Fragen zur ePA haben wir mit freundlicher Genehmigung der Bundes-KZV deren Flyer entnommen.

www.kzbv.de/elektronisches-zahnbonusheft.1576.de.html
www.kzbv.de/medizinisches-informationsobjekt.1575.de.html