ePA. Infos zur Verpflichtung.
Was Sie jetzt wissen müssen.
aktualisiert: 09.10.2025
ePA für alle
Mit dem Digitalgesetz (DigiG) wird die Digitalisierung im Gesundheitswesen weiter vorangetrieben. Im Mittelpunkt steht die elektronische Patientenakte (ePA), die seit dem 29. April 2025 bundesweit verfügbar ist. Sie soll den Austausch medizinischer Informationen zwischen Zahnarztpraxen, Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäusern erleichtern. Der Gesetzgeber hat sich für die sogenannte „Opt-Out-Lösung“ entschieden. Konkret heißt das: Ein Versicherter muss der Speicherung seiner Daten in der ePA aktiv widersprechen. Tut er das nicht, legt die Krankenkasse automatisch eine ePA für ihn an.
Seit 1. Oktober 2025 gilt die gesetzliche Nutzungspflicht.
Ab dem 1. Januar 2026 können Praxen, die nicht ePA-fähig sind, ihre Leistungen nicht mehr über die KZVB abrechnen. Bis dahin stellen die Softwarehersteller passende Updates bereit, die nach und nach in den Praxen implementiert werden.
Zahnarztpraxen sollten sich jetzt mit der neuen Version vertraut machen.
Zeitlicher Ablauf im Schaubild
Notwendige Technik – einfach erklärt
In den allermeisten Zahnarztpraxen ist die notwendige Technik bereits vorhanden, so dass die ePA auf Wunsch des Versicherten befüllt werden kann:
- PTV5-Konnektor (oder TI-Gateway-Anschluss),
- eHealth-Kartenterminals,
- SMC-B (Praxisausweis),
- elektronischer Zahnarztausweis (eHBA) - aus rechtlichen Gründen muss mindestens ein eHBA vorhanden sein, um auf die ePA des Patienten zugreifen zu dürfen,
- PVS-Modul ePA 3.0.HINWEIS >
Für das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist ein Update (ePA-Modul 3.0) erforderlich, das die Hersteller zertifizieren lassen und bereitstellen müssen. Über den technischen Umgang mit der ePA 3.0 und Hinweise zum erforderlichen Update informiert Sie Ihr PVS-Anbieter oder IT-Dienstleister.
Die Finanzierung erfolgt seit Juli 2023 über monatliche TI-Pauschalen, die durch das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) per Rechtsverordnung festgelegt werden. Ihre Höhe hängt ab von Praxisgröße, Ausstattungsgrad, Zeitpunkt der Erstausstattung und Zeitpunkt des Konnektorentauschs. Mit der Pauschale sollen alle Kosten der Telematikinfrastruktur abgedeckt sein.
Weiterführende Informationen auf unserer Webseite TI-Finanzierung
Funktionsweise
Behandlungskontext:
Sobald die Gesundheitskarte in das Kartenlesegerät gesteckt wird, hat das Praxisteam für 90 Tage Zugriff auf die ePA – sofern der Patient nicht widersprochen hat. Damit ist der notwendige Behandlungskontext hergestellt. In die ePA können nur digitale Daten aus der eigenen Behandlung eingetragen werden.
Erläuterungen zur ePA von mehreren PVS-Anbietern finden Sie auf der Website der gematik: Mitschnitte Zahnarztpraxen
Der Versicherte entscheidet, ob und in welchem Umfang er die ePA nutzt.
Diagnosen, Arztbriefe oder Röntgenbilder können trotz der ePA auch weiterhin direkt, etwa über den Kommunikationsdienst KIM, übermittelt werden. Die ePA des Patienten ersetzt auch nicht die Behandlungsdokumentation in der Zahnarztpraxis!
Je mehr Befunde in der ePA gespeichert werden, umso wichtiger ist deren Auswertung durch den Behandler. Die ePA wird Auswirkungen auf Anamnese und Diagnostik haben. Sie kann die Therapieplanung und Behandlung unterstützen. Wichtig ist dabei, dass Zahnärzte nicht verpflichtet sind, routinemäßig bei jedem Patientenkontakt die ePA zu durchsuchen. Grundlage der Behandlung bleiben das anamnestische Gespräch und die in der Praxis erhobenen Befunddaten. Die ePA ergänzt die Anamnese also lediglich.
Zugriffsrechte:
Der Zugriff auf die ePA ist gesetzlich geregelt und erfolgt nur mit Zustimmung der Versicherten. In der Zahnarztpraxis wird der Zugriff für 90 Tage freigeschaltet, sobald die elektronische Gesundheitskarte (eGK) gesteckt wird – vorausgesetzt, der Patient hat nicht widersprochen. Diese Berechtigung gilt für die gesamte Praxis. Patienten können aber über ihre ePA-App die Zugriffsdauer verlängern oder verkürzen.
Über die ePA-App kann er genau festlegen:
- Wer auf die ePA zugreifen darf,
- Welche Daten sichtbar sind,
- Wie lange der Zugriff erlaubt ist.
Patienten können einzelne Dokumente, wie Befunde oder Arztbriefe, auch nur für sich selbst sichtbar machen oder löschen.
Wer die App nicht selbst nutzen kann oder möchte, kann eine Vertrauensperson benennen, z.B. einen Angehörigen oder einen gesetzlichen Betreuer. Alternativ kann der Zugriff auch über die Ombudsstelle der Krankenkasse geregelt werden. Wichtig: Weder die Krankenkasse noch die Ombudsstelle haben Zugriff auf die Inhalte der ePA.
Befüllungspflichten
Vertragszahnärzte sind gesetzlich verpflichtet Befunde und durchgeführte Behandlungen in die ePA einzustellen, sofern der Patient dies wünscht.
Weitere Informationen für die Praxis finden Sie auf dieser Übersicht der Bundes-KZV:
Befüllung der elektronischen Patientenakte (ePA)
Sowohl die Erstbefüllung als auch die Aktualisierungen der ePA werden den Praxen vergütet. Details zu den BEMA-Leistungen finden Sie in unserer Abrechnungsmappe: Erstbefüllung ePA1 - Aktualisierung ePA2
Informationspflichten
Zahnarztpraxen müssen ihre Patienten über Folgendes informieren:
- Welche Daten werden von der Praxis – im aktuellen Behandlungskontext– in der ePA gespeichert?
- Wenn der Patient die Speicherung seiner Daten ablehnt, ist dies in der Behandlungsdokumentation zu vermerken.
- Der Patient ist über seinen Anspruch auf die Befüllung der ePA hinzuweisen.
- Auf das Widerspruchsrecht bei hochsensiblen Daten (wie sexuell übertragbare Infektionen etc.) sind Patienten gesondert hinzuweisen. Ein Widerspruch gegen die Speicherung der Daten muss nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation protokolliert werden.
Die Information kann mündlich, durch Aushang oder schriftlich erfolgen.
Widerspruch
Informationen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums für Gesundheit:
Wie funktioniert der Widerspruch?
Wenn ein Patient der Speicherung von bestimmten Daten in seiner ePA widerspricht, muss die Zahnarztpraxis diesen Widerspruch in der Behandlungsdokumentation der Praxis nachprüfbar vermerken.